Boa parte do trabalho de um gerente de projetos é fazer reuniões.
Porém muitas reuniões se tornam um problema. Por diversos motivos:
- Perca de foco. Esse é um dos principais problemas, a reunião é para falar sobre motor do carro e no meio da reunião esta se falando sobre corrida de carros. As justificavas para isso são as mais diversas. Porém uma que eu sempre vejo é algo parecido com "Ah corrida é muito importante, podemos falar dos dois temas, motor do carro e corrida de carros esta todo mundo aqui mesmo" Não caia nessa armadilha apesar dos assuntos estarem relacionados existe uma diferença significativa entre eles, cada um merece uma reunião distinta.
- Reunião que não se decide nada. Não que uma reunião precisa ser decido alguma coisa. Porém é preciso sair da reunião com responsabilidades distribuídas. Maria vai cuidar da pendência 1, José da pendência 2 e assim por diante. Além disso é preciso de prazo para respostas das pendencias. Isso se resolve com uma ata bem feita.
- Falta de pauta para reunião ou pauta genérica. Os dois problemas são bem comum também. Reunião de acompanhamento de projetos. A principio o texto parece bom, transmite a ideia que será transmitido o status do projeto. O problema é que o projeto pode ter varias frentes, a pessoa do design começa a detalhar o status de sua área, a pessoa que controla o financeiro do projeto fala sobre o status de sua área, a equipe de desenvolvimento e arquitetura de sistemas transmite o status de sua área. Todos esses status precisam esta centralizados no gerente de projeto, e não com todo a equipe. O gerente de projeto que consolide individualmente as informações para ter a visão do todo, e delegar de acordo. Não precisa fazer uma reunião genérica com todas as áreas do projeto.
- Integrante da reunião "papagaio de pirata". Esse problema ocorre com uma frequência menor mais também causa prejuízo a reunião. O papagaio é aquele membro da reunião que fica repetindo exatamente o que disse outro integrante da reunião mais com outras palavras. Isso causa uma demora na reunião além de transformar os assuntos repetitivos e maçantes.
Com resolver o problema de reuniões ineficazes
Segue algumas dicas para tornar sua reunião produtiva
- Marque hora e local com antecedência. As pessoas precisam se preparar para sua reunião podem ter outros compromissos, ou no momento estar atendendo outra pessoa. Esse item é importante para pessoa se programar, e você conseguir que todos os membros cheguem no horário.
- Transmita a pauta antes. A pauta antecipada tem varias finalidades.
- O autor da reunião pensa sobre o assunto e nesse momento verifica se a reunião é valida ou não.
- As pessoas que vão participar da reunião se preparam. O autor pode até solicitar a leitura de um documento como pré requisito para a reunião.
- Evita a perca de foco dos integrantes.
- Marque quanto tempo cada pessoa tem para falar. Isso parece ser ditatorial mais é uma excelente ferramenta em reuniões. Normalmente quando o tema e muito grande atribuo 5 minutos de fala para o integrante. Parece pouco, e realmente é se não tem objetivo, porém se a pessoa se focar para o objetivo da reunião isso vira uma eternidade. Faz com que a pessoa pense no que vai falar e de prioridade a sua fala.
Gerente de projetos precisa saber que tempo é dinheiro e reuniões custam muito caro. Por isso precisamos otimizar nossas reuniões.
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