Olá pessoal, nesse post vamos falar dos desafios da documentação em projetos.
Qual o nível ideal de documentação em projetos?
Quando o custo da documentação passa a não valer a pena?
Quais os documentos na gestão de projeto devo gerar?
Essas perguntas são frequentes no cotidiano do gerente de projetos. Uma vez que a documentação reflete diretamente no custo do projeto.
Nesse contexto trago alguns desafios da documentação em projetos:
1. Qual a quantidade de documentação gerar?
Aqui acontece os frequentes extremos:
No extremo positivo, existem pessoas que são partidárias de aplicar inúmeros templates, fazer diversas planilhas, gerar todos os documentos indicados pelo pmbok,....
No extremo negativo existem pessoas que optam por não fazer nenhuma documentação.
Acredito que ambas as abordagens estejam erradas. A quantidade de documentação gerada depende do nível de maturidade da sua empresa.
Porque gerar um "Plano de negócio" todo detalhado com analise de swot se sua empresa não tem essa cultura. Esse material certamente ficará em uma gaveta.
Porém uma documentação minima para o entendimento do projeto precisa ser gerado.
2. Qual o mínimo de documentação necessário
Novamente isso depende do grau de maturidade da empresa.
Porém uma empresa em um nível muito baixo de maturidade, para controlar projetos seu projetos não pode deixar de ter:
Termo de abertura ou documento equivalente
O Termo de Abertura do Projeto (TAP) ou Project Charter é o documento que autoriza formalmente o projeto. Ele designa o gerente e concede a este a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.
O termo de abertura do projeto deve abordar, ou referenciar, as seguintes questões:
Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente em um nível macro.
Objetivo do projeto.
Propósito ou justificação do projeto.
Stakeholders(parte interessadas) do projeto e os seus papéis e responsabilidades
Expectativas dos stakeholders.
Identificação do gestor do projeto, e nível de autoridade do gerente.
Cronograma(macro) dos marcos do projeto
Premissas, ou pressupostos, organizacionais (fatores considerados verdadeiros, reais ou certos).
Restrições organizacionais (fatores que limitam as opções da equipa).
Investimento (orçamento preliminar)
Descrição do(s) subproduto(s) identificado(s)
Obviamente se sua empresa não precisa de todas essas seções desse documento, use apenas as que são relevantes para sua realidade. Por exemplo, se você esta fazendo um projeto interno, em alguns casos não existe a necessidade da seção investimento.
Parece muita coisa, mais esse documento é montado bem rápido quando se tem as informações.
Veja um template para o documento termo de abertura
Cronograma detalhado projeto. Lista das atividades, com prazo de entrega e duração.
Veja como criar cronogramas com MSPproject
Registro do Backlog. Lista de atividades, requisitos para serem desenvolvidas.
Registro de defeitos do projeto, para tratamento e medição de qualidade.
Veja ferramenta free para registro de defeitos
3. A documentação consome muito tempo, como diminuir?
Faça um BrainStorm
Faça a documentação necessária, para sua empresa. Não adicione detalhes que não serão usados.
O termo de abertura você pode diminuir o seu tempo fazendo uma reunião simples de brainstorm (reunião onde todos dizem o que pensam sobre o projeto).
A partir dessa reunião você tem informações para efetuar uma primeira versão do “Termo de abertura”
Divida as atividades do projeto em uma EAP (estrutura analítica de projeto) veja mais detalhes e exemplo
Vantagens aumenta o entendimento do projeto, será mais fácil mudar qualquer item nessa etapa. Além disso a EAP ajuda o usuário a decidir sobre a adição ou retiradas de itens do projeto, bem como uma noção do tamanho do projeto
4. Porque gerenciar a versão da documentação
Não basta gerar a versão no inicio do projeto é preciso atualizar essa documentação por isso tenha um controle de versão dos arquivos.
Coloque no nome do aquivo informações que reflita o conteúdo do arquivo exemplo [Nome do projeto]-[Tipo]-[Documento]-[versão] PROJETO1-DOC-TERMODEABERTURAv0.doc
Exemplos de templates de documentação
Referencia:
http://escritoriodeprojetos.com.br/templates-de-iniciacao.aspx
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