Bem vindos de volta amigos.
Hoje vamos falar sobre como controlar atrasos em projetos.
Nesse artigo novamente vou usar uma planilha de exemplo.
No entanto, como no último post alguns leitores não gostaram dessa sistemática de ter que baixar a planilha.
Vou colocar o print da planilha aqui direto no post, para que quiser baixar a planilha de exemplo segue o link planilha de controle de atrasos
Vamos lá então. Porque é importante controlar atrasos?
Existe uma celebre metáfora usada para falar de atrasos em projetos, é a metáfora do ganho de peso.
Imagine, uma pessoa vai dormir e acorda com 5 quilos mais pesada. Não se engorda 5 quilos em uma noite de sono.
No entanto vai se engordando um pouquinho a cada dia e no final de três meses, a pessoa ganha 5 quilos a mais.
Assim com no pessoa em projetos atrasos acontecem de maneira similar vai se atrasando um pouquinho a cada dia.
Por isso é importante controlar atrasos, pois atrasando um pouquinho a cada dia.
No final do projeto, existe um grande atraso.
Segue então o passo a passo para efetuar o controle de atrasos em projetos.
1. Classifique o tipo do atraso
Costumo classificar o atraso com apenas dois tipos impacto e desvio
Desvio: É quando para realização de uma tarefa demora mais tempo que o estimado.
Se você quiser se aprofunda em como fazer estimativas veja o post Como fazer estimativas rápidas em projetos
Um desvio pode acontecer por diversas situações que comento no item 2. Mais o fato importante aqui e controlar a qualidade das estimativas. E verificar quão assertiva está minha previsão.
Impacto: É quando uma tarefa não prevista, que não faz parte do projeto é atribuída para realização.
Diferente do desvio que mede qualidade das estimativas da equipe. O impacto mede o ambiente, como a empresa trata a gestão de projetos. Em empresas onde a orientação é a produto e não a projeto é comum interrupções. Uma grande quantidade interrupções pode impactar na qualidade do produto ou serviço do projeto.
Na planilha coloco no gráfico um linha de tendencia para ajudar a verificar qual a tendencia dos atrasos.
2. Controle as situações que geram atrasos
Saber as situações de atraso é muito importante. Atacar essas situações, que geram desvios no projeto, deve ser prioridade do gerente de projetos.
As situações de atrasos podem ser as mais diversas
Tecnologia: Falta de conhecimento da tecnologia adotada.
Dependência externa: Dependência de entrega de um fornecedor, atraso na preparação de ambiente por outra equipe.
Atribuição de outras atividades: Fazer outras atividades que não estão relacionadas ao projeto.
Por exemplo, corrigir erro de cliente, acompanhar um técnico em campo.
Funcionário: Afastamento de funcionário, desligamento de funcionário, falta de funcionário.
Saber a quantidade de horas, que você tem em atraso com relação a cada uma dessas situações, lhe ajudará na seleção das situações a combater primeiro.
3. Não deixe o atraso virar uma “bola de neve”
É mais fácil resolver um dia de atraso do que um mês. Portanto não deixe os atrasos se acumularem tente negociar e contornar à medida que eles vão surgindo.
Evidente que isso gera um esforço e um maior controle, porém o beneficio para o seu projeto será bem significativo.
Controlar os atrasos assim que acontecem exigem uma sintonia boa da equipe com o gerente de projetos
4. Evite atrasos, se antecipe aos problemas
Isso é crucial para combater os atrasos.
Por exemplo, se você vai trabalhar no seu projeto com uma tecnologia desconhecida. O risco de atraso é grande.
Para combater esse risco faça um teste de conceito com a nova tecnologia. Crie um pequeno manual de desse teste. Assim quando as pessoas forem usar essa tecnologia já existe alguma informação.
Saber se um projeto de um ano esta atrasado com dois meses do inicio não é uma tarefa fácil se você não tem marcos de projetos.
Por isso crie marcos, pontos para avaliar o desenvolvimento intermediário do projeto.
Por exemplo se o seu projeto é uma casa um marco poderia ser a fundação, outro a alvenaria e acabamento.
Assim quando um desses marcos atrasar você sabe que o seu projeto como um todo corre risco de atrasar. Então nesse momento você consegue tomar uma decisão afim de evitar que ocorra, antes do fim do projeto.
Espero ter ajudado vocês a entregarem seus projetos no prazo.
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Fiquem com Deus.
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