Estamos de volta para falar sobre mudanças em projetos.
Esse tema é muito atual, pois no tempo em que vivemos as mudanças são constantes. A solução ideal ontem, já não é tão boa hoje.
O objetivo desse post é dar algumas dicas para diminuir o stress com a mudança em projetos.
1 Aceite, os projetos mudam.
O primeiro passo é aceitar que os projetos mudam.
É comum encontrar no mercado, pessoas que gerenciam projetos que depois que o escopo do projeto foi definido pensam que ele é imutável.
Mais o fato é, com a velocidade das decisões corporativas e um mercado cada vez mais competitivo mudanças são bem comuns.
Algumas motivos de mudanças:
- Falta de orçamento. Eu sei é difícil de acreditar rss, mais as vezes falta dinheiro. Então os objetivos do projeto podem ser afetados.
- Mudança de gerência ou diretoria. O projeto inicia com um diretor e no meio do projeto o diretor é substituído e traz novas solicitações ao projeto.
- Mudanças externas as companhia. O concorrente lança um produto similar ao projeto com maior numero de funcionalidades, então o cliente decide incorporar essas funcionalidades para se equiparar ao concorrente.
- Erro de projeto. Sei que isso é difícil de acontecer rsss, mais também ocorre. Erro de entendimento de funcionalidades, expectativas do projeto entre outras.
- Surgimento de nova tecnologia. No meio do projeto a tecnologia usada torna-se obsoleta precisando realizar a alteração da tecnologia.
2 Notifique a mudança
Avise o patrocinador do projeto assim que houver a necessidade de mudança.
Avisar não significa ir somente com o problema, do tipo estamos dois meses atrasados no projeto.
Mais leve alternativas. Do tipo: estamos atrasados, mais podemos contratar uma pessoa que conseguimos recuperar o atraso; podemos negociar para entregar essa face em atraso em um segunda etapa.
Desse modo o gestor tem apenas que decidir ou buscar um outro caminho. Porém não precise fazer todo o caminho de buscar possíveis soluções para o problema.
Mesmo fazendo o passo 2 de notificar a mudança, não confie na memoria das pessoas.
No final do projeto é a época que eu chamo de "caça as bruxas". A pessoa que você avisou do atraso vira para você e te pergunta: Mais porque esse projeto atrasou dois meses?
Se você registrou a mudança não tem problema, basta resgatar o motivo do atraso e a notificação do mesmo.
Essa notificação pode ser um simples e-mail. Porém, existem templates melhores para isso. veja os exemplos:
registro de mudança
solicitação de mudança
A importância da notificação e solicitação de mudança se torna essencial quando se precisa de um histórico do projeto ou status do projeto.
4 As mudanças tem um preço
É claro que vamos ser flexíveis vamos nos adequar as solicitações da empresa e do cliente.
Mas é preciso ficar claro, que mudanças custam tempo e dinheiro.
E devem ser feitas se tiver um benefício real. É preciso a notificação ao solicitante da mudança do custo de tempo, dinheiro ou outro custo da mudança desejada.
Isso faz com que o solicitante pense na real necessidade, da mudança e se ela vale a pena ou não.
Enfim espero ter ajudado a você a refletir sobre as mudanças em seu projetos.
Um forte abraço e fiquem com Deus.
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